ჩვენი ცხოვრების რიტმი სწრაფია. მუდმივად განვიცდით დროის უკმარისობას და ამის გამო  ვერ ახერხებთ მოასწროთ გონებაში დაგეგმილი საქმეები. ამ შემთხვევაში საქმე გვაქვს  პროდუქტიულობის დაცემასთან.

ემოციონალური დაძაბულობა ბლოკავს  მწარმოებლურობას, შედეგად სწრაფად ვიღლებით და ვხდებით აპათიურები. რომ არ ვიქცეთ სტრესის მსხვერპლად და მით უარესი ქრონიკული დაღლილობის მსხვერპლად, უნდა მივმართოთ დროის მართვას ანუ თაიმ მენეჯმენტს.

ყველა წრმატებული ადამიანი მიმართავს დროის მართვას

წარმატებული ადამიანები პროდუქტიულები არიან. ისინი ბევრს შრომობენ და ბევრსაც აღწევენ. პროდუქტიულობის ქვეშ პირველ რიგში იგულისხმება შედეგი და არა პროცესი. თქვენ თუ გსურთ გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა, მკაცრად გადაწყვიტეთ ეს. ადამიანები დროს ტყუილად კარგავენ, რადგან მათ ჯერ არ გადაუწყვეტიათ გაზარდონ თავისი პროდუქტიულობა.

თქენ თუ გადაწყვიტეთ, ნუ დააყოვნებთ . პირადი ეფექტურობის  მთავარი საიდუმლო დროის სწორ განაწილებაშია. თაიმ-მენეჯმენტი საშუალებას გვაძლევს არ გავხდეთ საკუთარი კარიერის, თუ ბიზნესის მძევალი.

დაგეგმვა გამოგითავისუფლებთ დროს

მათ ვინც მიაღწია წარმატებას თავის ცხოვრებაში,  დროს უთმობენ დაგეგმვას. ყოველდღიური დაგეგმვა აუცილებელია მწარმოებლურობის გაზრდისა და დროის ეფექტურად გამოყენებისათვის.

ფიქრი და დაგეგმვა უნდა განახორციელოთ ქაღალდზე. თუ მიზნები არ არის ქაღალდზე, მაშინ იგი არ არსებობს. ამოცანების ჩამონათვალი არ მოგცემს საშუალებას სასურველი მიზნისაკენ მიმავალი გზიდან დაგაუხვიო.

პიტერ ფ. დრუკერი თავის წიგნში „ეფექტური მმართველი“ წარმოგვიდგენს შესანიშნავ მაგალითს:

„ხალხს თუ შევკრიბავთ  განათებულ, მაგრამ დახურულ სივრცეში , რამდენიმე საათში დაკარგავენ დროის შეგრძნებას, და რაც არ უნდა ეცადონ საკუთარი მეხსიერების ხარჯზე დათვალონ თუ რამდენი ხანი იმყოფებიან ასეთ შენობაში, ვერაფერს ვერ მიაღწევენ… „

დაგემილი საქმეების ჩამონათვალი ქაღალდზე (იხ. „ყოველდღიური“) პირველივე დღეს ნაყოფიერებას ზრდის 25%-ით. საღამოს ჩამოწერეთ იმ საქმეების ჩამონათვალი, რაც უნდა გააკეთოთ შემდეგ დღეს. სამსახურში მისვლისთანავე გეცოდინებათ რითი უნდა დაიწყოთ დღე.

შედგენილ სიაზე გააგრძელეთ მუშაობა დღის განმავლობაში: ახალი საქმის გამოჩენისთანავე შეიყვანეთ ის სიაში, ადრე დაგეგმილ საქმეებთან პრიორიტეტულობის გათვალისწინებით. დასრულებული საქმეები ამოშალეთ სიიდან. ეს გაგრძნობინებთ საქმიდან მიღებულ კმაყოფილებას, გაგიზრდით ენთუზიაზმს და მოტივაციას.

დაგეგმეთ დიდი საქმეებიდან – მცირესაკენ, გრძელვადიანიდან – მოკლევადიანისაკენ. ცხოვრების მიზნიდან – დღის გეგმამდე. თითოეულ ამოცანას დაუწერეთ ფიქსირებული დრო.

რთული ამოცანა დაყავით მცირე ქვეამოცანებად. აქ კარგად გვეხმარება გადაწყვეტილებების ხე, სადაც ძირითადი ამოცანაა – ხე, ხოლო ქვეამოცანები მის შესასრულებლად – ტოტები. „განტოტვა“ გააგრძელეთ მანამ, სანამ ყველა ამოცანის შესრულების პროცესი არ გახდება მარტივი და გამჭვირვალე.

სანამ რამის კეთებას დაიწყებთ, გაიხსენეთ წესი 10/90: 10% დრო ამოცანის დაგეგმვაზე დახარჯული, ამ ამოცანის ამოხსნისას მოგვცემს 90% დროის ეკონომიას.

ყველაზე მთავარია – განვსაზღვროთ მთავარი

თაიმ-მენეჯმენტის ამოცანა მდგომარეობს იმაში, რომ დროულად განისაზღვროს მთავარი საქმე. პრიორიტეტების განსაზღვრა საშუალებას მოგვცემს ეფექტურად ვმართოთ საქმეების  სია და თითოეულს მივანიჭოთ მნიშვნელობის განსაზღვრული დონე.

მნიშვნელოვანი საქმის განსაზღვრის შემდეგ შეაფასეთ ამ საქმის შესრულების ან შეუსრულებლობის შედეგები.

პრიორიტეტების განსასაზღვრად გამოდგება ალფავიტის მიხედვით გადანომვრა. დაგეგმვის უმარტივესი მეთოდი და არსი მდგომარეობს იმაში, რომ თითოეულ ამოცანას მიენიჭოს თავის პრიორიტეტი.

დროის მართვის ძირითადი საიდუმლო კონცენტრირებასა და მიზანდასახულობაშია. დაიწყეთ რიგით პირველი ამოცანის გადაწყვეტიდან და გააგრძელეთ თანმიმდევრობით, ე.ი. დროის განსაზღვრულ პერიოდში აკეთეთ რომელიმე ერთი. საქმის მიტოვებით და მასზე ისევ და ისევ დაბრუნებით თქვენ თქვენს ეფექტურობას 5-ჯერ ამცირებთ. ანუ არ უნდა ჩავვარდეთ „ჩაციკვლის“ ან „ფიქსაციის“ მდგომარეობაში (იხ. პოსტი “გონებრივი ხაფანგები“).

მოცარტს შეეძლო სამ კომპოზიციაზე ერთდროულად ემუშავა და შეექმნა შედევრები. ეს რა თქმა უნდა გამონაკლისია და არა ნორმა. უბრალო მოკვდავი ცუდ მდგომარეობაში აღმოჩნდება („გადანაწილება“ – „გონებრივი ხაფანგები“ ).

ბახი და ვერდი მუშაობდნენ მხოლოდ ერთ კომპოზიციაზე რაღაც პერიოდი. შემდეგზე მუშაობას არ იწყებდნენ, სანამ მას არ დაამთავრებდნენ  („ფიქსაცია“ – „გონებრივი ხაფანგები“ ).

ჩამოვაყალიბოთ იძულებითი ეფექტურობის კანონი

დრო არასდროს არ არის საკმარისი, მაგრამ იგი ყოველთვის საკმარისია ყველაზე მნიშვნელოვანი საქმისათვის. ამისათვის უნდა მოვიკრიბოთ ძალები და გავაკეთოთ პირველ რიგსი ის საქმე, რაც მოგვიტანს ყველაზე მეტ სარგებელს.

საქმეები უნდა დაიყოს 4 ჯგუფად:

1. სასწრაფო და მნიშვნელოვანი;
2. მნიშვნელოვანი, მაგრამ არა სასწრაფო;
3. სასწრაფო, მაგრამ არა მნიშვნელოვანი;
4. არასასწრაფო და არამნიშვნელოვანი.

ასეთი კლასიფიკაცია ატარებს ამერიკელი პრეზიდენტის ეიზენჰაუერის სახელს.

სიტყვა „არა“ დაგვიზოგავს უამრავ დროს

ყველაზე მთავარი სიტყვა დროის დასაზოგად არის „არა“. ისწავლეთ უარის თქმა ისეთი ამოცანების გადაწყვეტაზე, რომლებიც არ შედის თქვენს პრიორიტეტებში. იყავით ტაქტიანები და ისე თქვით უარი, რომ ადამიანი მიხვდეს რომ პირადად მას კი არ უარყოფთ, არამედ ამოცანას.

3 მოთხოვნა თქვენი ეფექტურობისათვის

ყოველთვის დასვითკითხვა თუ როგორი ხანგრძლივი შედეგი მოჰყვება ამა თუ იმ ამოცანას და რა მოხდება თუ მას საერთოდ არ შეასრულებთ. დღის განმავლობაში თავს დაუსვით შემდეგი სამი შეკითხვა:

1. რა საქმეებია ყველაზე მნიშვნელოვანი დაფასეული?
2. რა შემიძლია გავაკეთო მე რომ მნიშვნელოვნად გავაუმჯობესო მდგომარეობა?
3. ჩემი დრო როგორ გამოვიყენო მაქსიმალურად სასარგებლოდ?

ამ კითხვებზე პასუხები ორჯერ გაზრდიან თქვენს ეფექტურობას.

სუფთა მაგიდა

კარგი შედეგების მაჩვენებელი ადამიანები მუშაობენ სუფთა მაგიდასთან. არაპროდუქტიულ ადამიანებს მაგიდაზე ყოველთვის ქაოსი აქვთ. გამოიმუშავეთ ჩვევა თავისდროზე აალაგოთ ქაღალდები მაგიდიდან, არასაჭიროები გადაყაროთ და იმუშაოთ სუფთა მაგიდასთან.

წონასწორობის პრინციპი

ყველაზე მარტივი მეთოდი მუდმივადმზარდი სამუშაოს გამო პანიკისაგან თავის დასაღწევად ესაა ღრმად ამოისუნთქოთ და თქვათ: „ ეს არის სულ რაც შემიძლია“ და დაიწყოთ სიის შედგენა მშვიდად. თქვენს წინაშე მდგარი ამოცანების ანალიზით მიხვდებით რომ დრო სრულიად საკმარისია სასიცოცხლოდ აუცილებელი ამოცანების გადასაჭრელად.

ყურადღებით დააკვირდით იმას, რომ თქვენს ცხოვრებაში არ დაირღვეს წონასწორობა. იმისათვის რომ იყოთ პროდუქტიული მხოლოდ თაიმ-მენეჯმენტი არასაკმარისია. ყურადღება უნდა მიაქციოთ საკუთარ ჯანმრთელობას და უნდა გამოიყურებოდეთ კარგად. თქვენი ცხოვრება უნდა იყოს გაჯერებული, მასში ყოველთვის უნდა მოიძებნებოდეს დრო თქვენი ოჯახისათვის და დასვენებისათვის.

წონასწორობის ძირითადი პრინციპი: მნიშვნელოვანია დროის საკმარისი რაოდენობა სახლში და დროის ხარისხი სამსახურში.

პირველ ადგილზე უნდა იდგეთ თქვენ და თქვენს ცხოვრებაში მნიშვნელოვანი ადამიანები – ამ ყველაფრის გულისთვის კი ნამდვილად ღირს საკუთარ ეფექტურობაზე მუშაობა.

ეს თემა მხოლოდ ნაწილია იმ ტრენინგისა, რომელიც ტარდება ჩვენს სასწავლო ცენტრში “კომუნიკაციისა და მართვის საფუძვლები”

ტრენინგების ჩატარების განრიგი იხ. მთავარი